Die Geschichte der Digitalisierung im Notariat beginnt bereits weit vor der Pandemie. Beispielsweise gibt es das digitale Testamentsregister bereits seit über 50 Jahren.
Ein Meilenstein für die Digitalisierung war das Jahr 2000. Mit cyberDOC wurde das elektronische Urkundenarchiv des österreichischen Notariats geschaffen, das die sichere Archivierung und Zustellung von Dokumenten gewährleistet.
Notarielle Amtshandlungen können bei Einhaltung gewisser gesetzlich festgelegter Anforderungen - auch „online“ erfolgen. Mittlerweile können fast alle notariellen Amtshandlungen - mit Ausnahme von Testamenten und sonstigen letztwilligen Verfügungen - auch online erfolgen: von Beglaubigungen von Unterschriften bis hin zu Immobilientransaktionen.
Dabei ist es egal, ob man sich zu Hause am Schreibtisch, im Büro oder vielleicht am Balkon im Urlaubsort befindet. Voraussetzung ist die Einhaltung gewisser gesetzlicher Anforderungen sowie ein Identitätsnachweis und eine gute Internetverbindung.
So funktioniert es online
Bevor ein Notariatsakt oder eine Beglaubigung online erfolgen kann, muss die Identität des Klienten digital festgestellt werden. Dazu gibt es Verfahren, die in der Notar-E-Identifikations-Verordnung geregelt sind. Die Notarin bzw. der Notar führt in diesem Zusammenhang wie bisher allfällige Prüfungen hinsichtlich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung durch, damit auch das sicher bleibt.
Kommunikation, Beratung und individuelles Erarbeiten der Dokumente sind weiterhin der zentrale Kern der notariellen Beratung, auch im digitalen Prozess. Wo persönlicher Kontakt nicht möglich oder sinnvoll ist, erfolgt das per Telefon oder Videokonferenz.
Wenn die Dokumente fertig vorbereitet sind, „treffen“ sich Notar und Klientin bzw. Klient in einer Videokonferenz. Im Rahmen der Videokonferenz bringt der Klient unter Aufsicht des Notars seine qualifizierte elektronische Signatur an.
Danach bringt der Notar bei den Beglaubigungen noch die Beglaubigungsklausel und Beurkundungssignatur auf. Die Dokumente werden anschließend, wie auch bei den analog errichteten Urkunden, dort eingesetzt, wo sie benötigt werden. Also zum Beispiel bei Eingaben an das Grundbuch oder an das Firmenbuch.
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Funktionalität, Barrierefreiheit und Nachhaltigkeit: Das sind einige Vorteile der Online-Rechtsdienstleistung - für Klienten und Notare gleichermaßen.
Notarielle Amtshandlungen können durch die Digitalisierung orts- und zeit unabhängig einerseits in Anspruch, andererseits durchgeführt werden. Das kann nicht nur praktisch sein, sondern führt auch zu mehr Service und Selbstbestimmung für Menschen, die körperlich eingeschränkt und nicht mobil sind.
Gleichzeitig unterstützt das auch Klimaschutz und Nachhaltigkeit, weil Anreisewege ins Notariat - ob für Beratungsgespräche, Gesellschafterversammlungen oder Immobilienkäufe - wegfallen.
Digitale Zukunft
Die über 500 Notare in ganz Österreich stellen ihren Klienten diese Online-Services als zusätzliches Dienstleistungsinstrument zur Verfügung.
Ziel ist, zukünftig weiterhin Abläufe zu vereinfachen, effiziente Lösungen zu schaffen und dadurch ein niederschwelliges Angebot der notariellen Dienstleistungen zu schaffen, das für alle immer und überall verfügbar ist. In all diesen Entwicklungen bleibt der Kern der notariellen Arbeit allerdings weiterbestehen: die persönliche Beratung und der rechtliche Beistand der Menschen flächendeckend in ganz Österreich und bei der Online Rechtsdienstleistung auch über die Grenzen hinaus.