Digitale Tools, wie zum Beispiel Robotic Process Automation (RPA), heben nicht nur die Datenqualität, sondern sparen auch wertvolle Zeit.
Peter Draxler, Partner und Geschäftsführer von PwC Oberösterreich, und Johanna Rosenauer, Senior Managerin im Bereich Tax Technology, erklären warum.
Beim Thema Digitalisierung denken die meisten sofort an den Produkt- oder Salesbereich. Wie eine neue Kundenapp, oder die Digitalisierung des Geschäftsmodells. Das Rechnungswesen hat nicht sofort jeder im Kopf. Woran liegt das?
Peter Draxler: Im Steuer- und Rechnungswesen beschränkte sich der Einsatz von Technologie bisher meist auf die Wahl des neuesten ERP- und Buchhaltungssystems. Neben Excel gab es oft nichts und es wurde auch nichts benötigt.
Was hat sich daran mittlerweile geändert?
Peter Draxler: Einerseits steigen die Anforderungen an das Rechnungswesen exponentiell. Die nationale und internationale Regulatorik nimmt zu. Immer größere Datenmengen müssen verarbeitet werden. Die Geschäftsfälle werden komplexer. Das betrifft mittlerweile auch einen Großteil der mittelständischen Unternehmen, die immer internationaler arbeiten. Andererseits ringen Unternehmen um die richtigen Talente - eine Entwicklung, an die wir uns gewöhnen werden müssen, denn der Fachkräftemangel wird sich in absehbarer Zeit nicht entspannen. Das betrifft vor allem zeitintensive Tätigkeiten, etwa im Rechnungswesen.
Inwiefern können Digitalisierungskonzepte hier Teil einer Lösung sein?
Johanna Rosenauer: Unternehmen tun gut daran, so viele Prozesse wie möglich zu automatisieren und das aus mehreren Gründen. Stark repetitive Tätigkeiten, die von einer Person manuell ausgeführt werden, haben per se eine hohe Fehleranfälligkeit. Einerseits kann ich durch einen automatisierten Prozess meine Datenqualität erhöhen. Andererseits kann ich sehr viel Zeit sparen, die die Kolleginnen und Kollegen in anspruchsvollere und interessantere Tätigkeiten investieren können - ein Benefit, der gerade ein ganzes Berufsbild aufwertet, wie wir im Dialog mit unseren Kunden mitbekommen.
Wie kann man sich einen gelungenen automatisierten Prozess vorstellen?
Johanna Rosenauer: Es gibt so viele Anwendungsbereiche, in denen man sich viel Zeit und Mühe sparen und gleichzeitig die Genauigkeit stark nach oben schrauben kann. Von Umsatzsteuerverprobungen über ein gut integriertes Fristenmanagement, einen übersichtlichen (Echtzeit-) Reporting-Prozess, eine Eingangsrechnungsverbuchung, die automatisch Rechnungsmerkmale kontrolliert, oder die UID-Nummern-Prüfung: Die Liste der Möglichkeiten ist lang und unerschöpflich. In unseren Automatisierungsworkshops entdecken wir gemeinsam mit dem Unternehmen immer wieder neue Anwendungsfälle.
Wie darf man sich so einen Workshop vorstellen?
Johanna Rosenauer: Prozesse sind in jedem Unternehmen anders. Trotzdem können wir viel voneinander lernen. Wir sprechen gemeinsam mit dem Kunden über seine konkreten Herausforderungen und schauen zunächst anhand von Use Cases, welche Lösungen es für diese Probleme vielleicht bereits gibt. Auf dieser Basis erstellen wir auch schon mal schnell einen eigenen Prototypen, den wir gemeinsam umsetzen. Oder wir bieten Schulungen zum Upskilling im Umgang mit neuen Technologien und automatisierten Prozessen an und verkürzen so die Lernkurve im Unternehmen.
Was sorgt bei Ihrer Kundschaft für das größte Aha?
Johanna Rosenauer: Dass es weder viel kostet noch lange dauern muss. Die Technologien sind alle einsatzbereit. Wir brauchen hier keine monate- oder jahrelangen Entwicklungs- und Implementierungsphasen. Oft schließen wir ein Automatisierungsprojekt in wenigen Wochen ab und das Unternehmen kann es nicht fassen, wie schnell sich der Aufwand lohnt. Vor allem kleinere Unternehmen brauchen keine Angst vor hohen Kosten haben. Der Investitionsaufwand in Technologie ist gering. Es gibt viele günstige und sogar kostenlose Tools, die wir sofort einsetzen können. Worauf es immer ankommt: die richtige Kombination von Skills und Technologie. Bei beidem können wir unterstützen.
Stichwort Kombination: Die meisten Prozesse laufen nicht isoliert ab. Was muss ich beachten, damit die Schnittstellen in andere Unternehmensbereiche reibungslos weiterlaufen?
Peter Draxler: Es lohnt sich, je nach Prozess, die richtige Expertise dazuzuholen. Wenn wir eine Process Automation bauen, die SAP-Buchungen durchführt, konsultieren wir unsere Cybersecurity-Kolleg:innen, um mögliche Risiken mitzudenken und den neuen Prozess gegen Hacker von außen abzusichern. Juristische Expertise ist dann gefordert, wenn ich an einer Automatisierung von Verträgen oder einem Archivierungsprozess arbeite. Unsere Legal-Kolleginnen und Kollegen stellen dann sicher, dass Dokumente rechtlich gültig sind oder zum Beispiel Datenschutzrichtlinien eingehalten werden.
Wie Sie Ihre Steuerfunktion digitalisieren und automatisieren, Infos zu Robotic Process Automation und unseren Automatisierungsworkshops finden Sie hier: